Uno de los momentos que deben requerir tiempo y minuciosidad cuando comienzas a planificar la celebración de una boda, es la confección de la lista de invitados.

Es importante que las personas más afines con las familias de ambos novios formen parte de la celebración, pero no es menos cierto que cuando comenzamos a redactar la lista de invitados, el número total de participantes, excede la cifra que teníamos mentalmente concebida.

Vale señalar que por lo general, resulta difícil complacer a todos los familiares de ambos novios, cuando manifiestan el deseo de invitar a sus propios amigos y conocidos, pero sobre todo hay que hacerles entender que la boda es la celebración donde los novios toman las decisiones en primer lugar y tienen el derecho de priorizar a sus propios invitados.

De manera que a continuación te proponemos algunos consejos para que esta misión estresante te sea mucho más fácil de ejecutar.

Puntualizar cantidad de invitados y asignar cuotas

Lo primero es definir la cantidad de invitados que tendrá la lista, lo cual estará en dependencia del presupuesto que tengas. Por lo general se convidan entre 100 y 200 invitados en correspondencia con lo que consideres invertir en alimentación y bebida. Ambas familias deben ser tenidas en cuenta por igual, de manera que puedes dividir la lista en dos partes y asignar la misma cantidad de invitados por familia. Dentro de cada familia puedes también hacer otra división asignando determinada cantidad de invitados a los padres y la cantidad que cada integrante de la pareja va a desear convocar.

Establecer nivel importancia de los invitados

Las familias de los novios están en primer lugar, debes concederles las mayor jerarquía entre los invitados, luego estarán los amigos más cercanos, los amigos menos cercanos y por último, los conocidos. Muchas veces tenemos amigos que son tan importantes como los familiares y deben ser tenidos muy en cuenta. El nivel de importancia es una cuestión que te permitirá identificar qué personas no pueden faltar de ninguna manera en tu lista de invitados y en caso de ser necesaria la reducción del número por motivos de fuerza mayor, puedes tener la jerarquía en cuenta para hacer los recortes pertinentes.

Puntualizar la inclusión de niños y ancianos en la lista

Es importante considerar que los invitados que tengan hijos pequeños,  pueden precisar la asistencia con los niños a la ceremonia. Aunque una boda puede resultar un tanto tediosa para los pequeños, también puede suceder que los padres, sean familiares o amigos importantes, no puedan dejar a los chicos al cuidado de nadie y deban llevarlos al evento. Esta es una información que puedes procurar desde que confeccionas la lista de invitados, porque si asisten, van a consumir y entonces debes tenerlos en cuenta. También debes puntualizar la presencia de ancianos que puedan necesitar alguna asistencia o que presenten impedimentos. Puedes hacer una observación en la lista, para que tengas en cuenta sus necesidades cuando realices la distribución de los invitados por mesas. Si  asisten al evento, seguramente son familiares muy allegados que no puedes descuidar.

Controlar la cantidad de invitados de tus invitados

En la lista tendrás en cuenta a las parejas de los invitados que son por ti conocidas, pero cualquier invitado que no tenga pareja puede tener la idea de asistir con alguien. Para evitar esto debes indicar en la lista qué invitado va a asistir acompañado, poniendo luego en el sobre de la invitación el nombre de la persona “e invitado”, o sencillamente especificar en el sobre y por consiguiente en la lista, la cantidad de personas que estás invitando. Muchas veces se cursa una sola invitación para que asista la familia completa.

Puntualizar cantidad de hombres y mujeres en la lista

Se estila en algunas bodas la distribución de pequeños presentes de parte de los novios como recuerdo del suceso. Es importante conocer de manera aproximada la cantidad de invitados de cada sexo y tenerlo en cuenta a la hora de comprar o confeccionar los obsequios, porque muchas veces difieren según el sexo.

Utilizar la lista de invitados para distribuirlos por las mesas

Si lo piensas, la lista de invitados puede ser utilizada para, al mismo tiempo, ir asignando la posición que cada uno va a ocupar según las mesas del salón. La asignación de los puestos se suele realizar teniendo en cuenta la familiaridad, las relaciones de amistad y la edad de los invitados. A veces se componen mesas donde están solo personas solteras o mesas con niños solamente. También se considera la ubicación de embarazadas y personas mayores cerca de los sanitarios. Si ya conoces las dimensiones del salón y la cantidad de sillas por mesas de que puedes disponer, puesto que también en dependencia del salón determinas la cifra total de invitados al evento, es factible que adiciones una columna a la lista dónde ya vayas plasmando la ubicación asignada a cada invitado y sus acompañantes.

Incluir en la lista de invitados una cuota para el personal de apoyo

Se trata de puntualizar una cifra que recoja el número de personas que no son invitados formales a la actividad pero que participan en ella como personal de apoyo. De esta manera tendrás la idea aún más clara de la cantidad de comida y bebida a consumir en la boda. El personal de apoyo también realiza un consumo, tal vez más discreto y al final de la actividad, pero consumo al fin, y es aconsejable que lo consideres igualmente en la lista.

Facilitar la lista de invitados al personal que controla el acceso al evento

Una copia nítida y en letras de tamaño bien legible de la lista de invitados, debe ser facilitada al personal que se destine para el control del acceso al evento. Siempre hay personas que no aparecen en la lista, no recibieron siquiera la invitación, pero deciden acudir al evento y participar.  Al chequear el listado y observar que no aparecen, el acceso al evento les será negado, de ahí la importancia de que la lista aparezca en la entrada.

Como ves, no es tan difícil, y siguiendo nuestras sugerencias vas a poder crear la lista de invitados con objetividad y rapidez. Ten presente que alguien puede manifestar desacuerdo con las decisiones tomadas en relación con los invitados, pero tranquilamente debes concentrarte en la planificación de la boda, que lleva muchas más gestiones que la creación de la lista, y olvidar el descontento que alguna persona no invitada pudiera referir, porque se trata de tu boda, por tanto se trata de tu lista de invitados.

1 Comentario

  1. Me gustó el artículo. Confeccionar la lista es una tarea difícil, y a veces mucho, sobre todo si cuentas con muchos familiares y amigos

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